Er gebeurt Iets Groots in de organisatie. Maandenlang is er over vergaderd, gerekend en gewikt. Er ligt een plan. Een Grote Verandering, een Nieuwe Koers, een Volgende Stap in de ontwikkeling van de organisatie.

En dan komt het moment: medewerkers moeten worden meegenomen. Er gaat een uitnodiging uit voor een dagdeel, misschien wel twee. Er wordt een mooie locatie geregeld, goede catering, en aan het eind een leuke activiteit die symbool staat voor de Grote Stap. De directeur trapt af. Daarna volgen nog een paar presentaties van betrokkenen. Iedereen vertelt over zijn of haar deel van het verhaal.

Geen pauze, want het programma zit al zo vol. De start is luisteren. Nog eens luisteren. Nog meer luisteren. PowerPoints, grafieken, modellen. Na een minuut of dertig zakt zichtbaar de energie. Blikken dwalen af. Mensen gaan op hun stoel verzitten. Daarachter begint iemand te knikkebollen. En dan komt opeens het moment dat de groep iets moet gaan doen. Een werkvorm, een activiteit, een metafoor, tijd voor actie.

Alleen is de aandacht dan al op. De boodschap is wel verteld, maar de grote verandering is nog niet echt geland. Bij de borrel is het gezellig. Tegelijkertijd blijken er nog veel vragen te zijn over dat Grote Iets. Twijfels ook. Onuitgesproken zorgen. Precies dat wat je niet wilt aan het begin van een nieuw hoofdstuk.

Wat kost dat nou, zo’n niet gelande boodschap? Een facilitator wordt nog weleens gezien als luxe. Als iets voor erbij. Of als sluitstuk van de begroting. Maar kijk eens naar wat er al in zo’n dag gaat zitten. Je haalt 25 (of 50, 100, 200 of meer) medewerkers vier uur (of meer) uit hun werk, de normale productie ligt stil, er is geïnvesteerd in locatie en catering, directie en management hebben er al uren voorbereiding in zitten. Dan is de vraag niet wat de kosten zijn van een facilitator. De echte vraag is: wat kost het de organisatie als al die tijd, aandacht en voorbereiding er niet voor zorgen dat mensen het snappen, zich betrokken voelen en in beweging komen?

De investering om de boodschap echt te laten landen is in verhouding klein. Peanuts, vergeleken met alles wat er al in gaat zitten. Uiteindelijk draait het daarom. Niet om de stoelen, de broodjes of de beamer, maar om wat er bij mensen binnenkomt. Een slecht ontworpen bijeenkomst is dus niet alleen zonde van de energie, maar ook gewoon duur. Een goed gefaciliteerde bijeenkomst zorgt dat Een Grote Verandering niet langs mensen heen gaat, maar mensen uitnodigt om er iets mee te doen.

Als facilitator kijk ik anders naar zo’n bijeenkomst. De opdrachtgever is met de inhoud bezig, een facilitator met het proces. Met wat er in de zaal gebeurt, bij de mensen die uiteindelijk het verschil moeten maken in het bedrijf. Ik help om een bijeenkomst te maken die klopt, ook qua energie:

• Een programma waar lucht in zit
  Niet gewoon vier praatjes achter elkaar, maar een logisch ritme van luisteren, nadenken en reageren.

• Oog voor energie, niet alleen voor de agenda
  Wanneer heb je mensen mee, wanneer haak je ze kwijt, en waar is het tijd voor een pauze of een andere werkvorm

• Medewerkers die echt meedoen in plaats van alleen consumeren
  Met werkvormen waarin mensen hun vragen kwijt kunnen, hun zorgen kunnen uitspreken en hun ideeën kunnen inbrengen.

Dan is Iets Groots niet alleen een verhaal wat wordt verteld, maar iets waar mensen echt mee aan de slag gaan. En dat lijkt mij nou net de bedoeling van zo'n dag .